Registrierkassenpflicht – im Dschungel der Anbieter

Registrierkassenpflicht - Test einer Demo-Version

„cbird“ – Was kann die Software um EUR 199,–?

Nach dem letzten Artikel  „5 Kassensysteme unter die Lupe genommen“ habe ich einige Anfragen mit der Bitte erhalten, näher auf die Software des Anbieters „cbird“ einzugehen.

Diesem Ersuchen komme ich gerne nach, und daher habe ich für Sie meine Testergebnisse zusammengefasst.

Am Ende dieses Artikels finden Sie auch ein Dokument zum Download. In diesem Dokument habe ich Screenshots aus dem Programm sowie einige mit der Software erstellte Belege zur Ansicht gespeichert.

 

Voraussetzungen

Damit die Software cbird auf Ihrem PC/Laptop funktioniert, muss Ihr PC/Laptop diese Systemvoraussetzungen erfüllen (Angaben des Anbieters):

1. Betriebssystem

  • Windows Betriebssystem - Microsoft Windows 7 – 10
  • Mac OSX Betriebssystem - MacOSX 10.7.3 – 10.11. 

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das bei Ihrem PC/Laptop der Fall ist, überprüfen Sie bitte die Systemvoraussetzungen. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, finden Sie diese am Ende dieses Artikels im Dokument zum Download.

2. Bildschirmauflösung, Speicherbedarf 

  • Bildschirmauflösung: mindestens 1152x768
  • freier Hauptspeicher ca. 400MB
  • Speicherplatz für die Datensicherung auf der Festplatte: ca. 20MB/Jahr bei 10.000 Barbelegen mit durchschnittlich 5 Positionen pro Beleg 

3. Drucker

  • Verwenden Sie Ihren Drucker in Zukunft auch für den Ausdruck Ihres Kassenbons. Sie können Ihre Kassenbons sowohl im A4 als auch im A5 Format drucken.
  • Als Bondrucker kann der Epson TM-T20ii verwendet werden (Papierrolle mit 80mm Breite erforderlich). 

4. USB-Schnittstelle

  • Ihr Computer benötigt eine USB-Schnittstelle für den cbird-Stick und für 2017 eine USB-Schnittstelle für das Smartcard-Lesegerät (USB 2.0 oder 3.0), dh. ab 2017 brauchen Sie 2 UBS-Schnittstellen.
  • Wenn Ihr PC/Laptop nur eine USB-Schnittstelle besitzt, dann benötigen Sie für 2017 einen USB-Hub („Verteiler für mehrere USB-Anschlüssen). Mit diesem Hub können Sie mehrere USB-Geräte an Ihren Computer anschließen. 

Basiseinstellungen

1. Druck

In der Demo-Version kann man die Firmendaten nicht ändern und die automatische Datensicherung kann nicht aktiviert werden. Das war aber für den Testbetrieb nicht störend.

Das Programm bietet 3 Arbeitsbereiche, nämlich 

  • Aufgaben
  • Kassa und
  • Archiv

sowie eine kleine Menüleiste mit den Menüpunkten 

  • Datei
  • Kassa
  • Einstellungen und
  • Hilfe

im oberen Bereich des Bildschirms.

 

Nach Öffnen des Programms kommt man in den Bereich „Aufgaben“.

Durch Klick auf „Kassa konfigurieren“ können die gewünschten Einstellungen für den Druck und der Drucker, mit dem gedruckt werden soll vorgenommen werden.

Eingestellt werden 

  • Papierformat (A4, A5 oder BON möglich) - erforderlich
  • Drucker (wenn Sie mehrere Drucker verwenden, dann werden Ihnen die Drucker zur Auswahl in einer Liste vorgeschlagen) - erforderlich
  • Abstände (wenn Sie Ihr eigenes (Brief-)Papier für den Druck verwenden möchten – nicht erforderlich, Standardeinstellung kann übernommen werden)
  • Belegüberschrift (Kassabon oder Zahlungsbestätigung möglich)
  • Position der Firmendaten für den Beleg (oben oder unten möglich – Standardeinstellung „unterhalb“) 

Nach Erfassung der Einstellungen werden diese gespeichert. Spätere Änderungen können unter Einstellungen / Druckereinstellungen vorgenommen werden.

2. Umsatzsteuer

In der Menüleiste findet man unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ den Punkt „“Vorauswahl Umsatzsteuer“.

Mögliche Einstellungen sind hier 

  • Keine Auswahl
  • 0% (für umsatzsteuerbefreite Klein(st)unternehmer)
  • 10%
  • 12%
  • 13%
  • 20%.

Die Voreinstellung hat den Vorteil, dass der voreingestellte Wert bei jedem Beleg automatisch vorgeschlagen wird (kann aber bei Bedarf im jeweiligen Beleg bzw. beim jeweiligen Produkt/bei der jeweiligen Dienstleistung verändert werden).

 

Funktionalitäten

Im Bereich „Aufgaben“ kann man 

  • Zahlungen nacherfassen (Stichwort „mobile" Gruppen)
  • Zahlungen erfassen
  • den Tagesabschluss erstellen und
  • das Programm beenden.

Diese Funktionen stehen auch über die Menüleiste zur Verfügung.

 

1. Erfassung einer Zahlung („Beleg“)

Auf einem Beleg können ein(e) aber auch mehrere Produkt(e)/Dienstleistung(en) erfasst werden.

Das verkaufte Produkt/die verkaufte Dienstleistung wird mit 

  • Text,
  • Anzahl und
  • Verkaufspreis (Bruttopreis) 

erfasst.

Der Text, der das Produkt/die Dienstleistung beschreibt (zB. klassische Massage 50 Minuten) sowie Anzahl und Verkaufspreis (brutto) sind einzugeben.

Dieser Text, dh das jeweilige Produkt/die jeweilige Dienstleistung kann als Vorlage gespeichert und somit für zukünftige Verkäufe des gleichen Produkts/der gleichen Dienstleistung wiederverwendet werden.

Beim Speichern der Vorlage kann definiert werden, ob neben der Bezeichnung des Produktes/der Dienstleistung auch Preis, Stück/Menge und UST-Prozentsatz gespeichert werden sollen.

Durch Klick auf die Zahlungsart (Barzahlung, Bankomat oder Kreditkarte möglich) erfolgt der Ausdruck des Belegs, dh. es ist nicht erforderlich, den Druck des Belegs separat anzustoßen.

Die Preise mehrerer Produkte/Dienstleistungen auf einem Beleg werden automatisch zusammengerechnet und die Beträge für Umsatzsteuer, Nettopreis und Bruttopreis gesondert ausgewiesen.

Der Druck (durch Klick auf die Zahlungsart) ist nur möglich, wenn alle erforderlichen Informationen erfasst wurden. Anderenfalls wird am Bildschirm eine Fehlermeldung angezeigt und das/die noch zu erfassende(n) Feld(er) ist/sind am Bildschirm gelb unterlegt.

Die Belege werden fortlaufend nummeriert (Jahr und laufende Nummer beginnend mit dem Wert 1). Tagesdatum, Uhrzeit des Drucks und Zahlungsart werden ebenfalls automatisch auf den Beleg gedruckt.

2. Nacherfassung einer Zahlung

Für Umsätze der „mobilen“ Gruppen sind diese unter dem Punkt „Zahlung nachbonieren“ zu erfassen. Die Vorgehensweise ist genau gleich wie unter „Erfassung einer Zahlung („Beleg“)“ beschrieben.

Das Datum des Umsatzes ist manuell zu erfassen. Hierfür steht ein eigenes Feld mit hinterlegtem Kalender zur Verfügung.

Weiters wird bei Erfassung der Zahlungsart (= Klick auf die Zahlungsart) kein automatischer Belegdruck ausgelöst (dem Kunden wurde ja bereits vor Ort ein manuell erfasster Beleg üebergeben). Der nacherstellte Beleg kann aber jederzeit in Form einer „Nachbonierung“ als Belegkopie gedruckt werden.

3. Tagesabschluss erstellen

Durch Klick auf „Tagesabschluss erstellen“ wird der Tag „abgeschlossen“. Nach Erstellung des Tagesabschlusses können keine weiteren Belege für diesen Tag erfasst werden.

Der Beleg für den Tagesabschluss kann ausgedruckt werden und liefert eine Zusammenstellung der Verkäufe des Tages mit folgenden Informationen: 

  • Anzahl der verkauften Produkte /Dienstleistungen
  • Anzahl der Zahlungen
  • Anzahl der Stornobelege
  • Umsätze nach Zahlungsart
  • Umsätze nach Steuersätzen
  • Tagesumsatz

Wie auch die Einzelbelege wird der Tagesabschluss als eigener Beleg gespeichert und kann jederzeit angesehen oder in Form einer Belegkopie nochmals gedruckt werden.

Der Tagesabschluss muss immer an dem Tag, für den er gemacht werden soll, angestoßen werden. Nach der Erstellung des Tagesabschlusses sind keine weiteren Belegerstellungen für diesen Tag möglich.

 

4. Monatsabschluss erstellen

Ab dem 1. Tag des Folgemonats kann der Monatsabschluss für das vorherige Monat erstellt werden. Der Monatsabschluss wird wie der Tagesabschluss im Belegarchiv abgelegt.

Der Monatsabschluss ist technisch gesehen immer bis zum letzten Tag des Folgemonats, für den er gemacht werden soll möglich (zB.  spätestens 31.12.2015 für den Monatsabschluss November 2015).

 

5. Belegarchiv

Im Belegarchiv findet man – abgelegt nach laufender Nummer und Kalenderjahr – alle erfassten und erstellten Belege.

Es gibt eine Filterfunktion nach der Art der Belege. Gefiltert werden kann nach 

  • Zahlungsart
  • Tagesabschluss oder
  • Monatsabschluss 

Weiters können Belege nach Produkt/Dienstleistung gesucht werden.

 

6. Stornierungen aus dem Belegarchiv

Einzelne Belege können aus dem Belegarchiv storniert werden, solange der Tagesabschluss noch nicht gemacht wurde.

 

Laut Anbieter ist das Kassensystem beispielsweise für Ärzte, Tierärzte, Psychologinnen und Psychologen, Psycho- und Physiotherapeuten und Therapeuten sowie für Kleinunternehmer geeignet.

Die Sicherung Ihrer Daten erfolgt automatisch zweifach. Nach jeder Eingabe einer Zahlung werden die Daten auf dem USB-Stick und auf der Festplatte Ihres Computers verschlüsselt gespeichert.

cbird bietet Ihnen ein kostenloses Software-Update für die Umstellung auf die ab 1. Jänner 2017 vorgeschriebene elektronische Signatur .

Die Investitionskosten belaufen sich – wie bereits erwähnt – auf eine einmalige Zahlung von EUR 199,- (inkl. Ust). Das ist die derzeit kostengünstigste Variante, die ich gefunden habe.

Ich hoffe, dass Sie sich ein Bild über die im Programm der Firma cBird möglichen Funktionen machen konnten. Sie wollen sich auch gerne optisch ein Bild machen? Dann fordern Sie gleich hier die Screens an!

privacy Wir respektieren Ihre Privatsphäre.

Sie können sich die kostenlose Demoversion auch auf Ihren PC oder Laptop laden und testen.

Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen oder auch weitergeholfen hat, dann freue ich mich natürlich auch über einen Kommentar!

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4 Comments

  • Hartwig Eugster

    Reply Reply 22. Januar 2016

    Sehr guter Bericht über cbird, hilft mir weiter in meiner Entscheidung.
    Eine Frage hätte ich:

    Wenn ich die Rechnung für den Kunden über meinen Drucker ausdrucke, kann ich dann auch jeweils noch eine Belegkopie für meine Ablage erstellen?

    Danke und beste Grüße

    Hartwig Eugster
    Thüringen/Vorarlberg

    • Katja Putzenlechner

      Katja Putzenlechner

      Reply Reply 22. Januar 2016

      Vielen Dank, es freut mich sehr, dass Ihnen der Bericht in Ihrer Entscheidung weiterhilft.

      Sie haben folgende Möglichkeiten:
      1. Sie können in den Einstellungen definieren, ob Sie zu jedem Beleg auch immer eine Belegkopie drucken wollen (zb für Ihre Ablage).
      2. Sie können zusätzlich zu jedem erfassten Beleg auch eine oder auch mehrere Belegkopien drucken (gleich oder aber zu einem späteren Zeitpunkt).

      Liebe Grüße
      Katja Putzenlechner

      • Hartwig Eugster

        Reply Reply 24. Januar 2016

        Danke für die rasche Antwort. Jetzt hätte ich noch eine Frage: Der Beleg kann ja über A4 Drucker oder Bon Drucker erstellt werden. Kann, zumindest beim A4 Drucker, auf dem Rechnungsbeleg auch der Kunde eingetragen werden?

        Danke und beste Grüße

        Hartwig Eugster

        • Katja Putzenlechner

          Katja Putzenlechner

          Reply Reply 24. Januar 2016

          Für die Bezeichnung des verkauften Produktes / der verkauften Dienstleistung bietet die Spalte 200 Zeichen. In dieser Spalte könnten Sie – im Bedarfsfall – auch den Namen des Kunden eintragen.

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